# Grok Bot cho người mới: team bot đầu tiên cho inbox, sổ sách và support

[David DeWinter](https://homus.dev/speakers/david-dewinter) · [Kevin Stratvert](https://homus.dev/orgs/kevin-stratvert)

> Tạo bot trông inbox qua Gmail, dạy bot kế toán bằng Teach a task thành skill, bot support Freshdesk có routine, rồi cho ba bot vào group chat.

Topics: Grok Bot, Agents, Skills, Workflow

Canonical: https://homus.dev/talks/how-to-use-grok-bot-for-beginners

## 1. GrokBot là gì, giá dùng thử và cài đặt

David DeWinter mở đầu bằng lời hứa sẽ chỉ cho người xem cách dùng GrokBot từng bước một. Theo anh (video đăng ngày 27/10/2026), GrokBot cho bạn những AI teammate, hay agent, kết nối với các app của bạn, làm việc trên computer riêng của chúng, và hoàn thành những việc thật cho bạn trong lúc bạn làm việc khác.

David giới thiệu mình rồi nói hôm nay sẽ bắt đầu từ phần cơ bản: build bot thứ nhất và dạy nó một việc để tự làm trên computer của nó. Sau đó tới các "power move": khi nào nên "thuê" thêm một bot thứ hai, cách giao việc cho bot theo lịch, và cách để các bot làm việc cùng nhau. Theo anh, tới cuối video bạn sẽ có một AI team đầu tiên làm việc thật cho bạn, chứ không phải thêm một prompt nữa mà bạn phải tự quản lý (video đăng ngày 27/10/2026).

Để bắt đầu, anh vào trang GrokBot trên x.ai (địa chỉ `x.ai/bot`). Theo video đăng ngày 27/10/2026, bạn bắt đầu với bảy ngày dùng thử miễn phí, sau đó có thể quyết định trả 20 đô một tháng. Bấm nút download, chạy installer, vậy là xong.

![Trang Meet Grok Bot trên x.ai với nút Download for Windows và Contact sales](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0043.jpg)

Trang giới thiệu "Meet Grok Bot" trên x.ai: dòng mô tả "AI teammates you can give real work to", cùng nút "Download for Windows" (ảnh trong video đăng ngày 27/10/2026).

## 2. Giao diện: danh sách bot như group chat của team

Khi đã vào app, phía bên trái là danh sách bot của bạn. David bảo hãy nghĩ mỗi bot là một agent teammate, có tên và có một việc riêng; nên khu vực này thật ra là group chat của team bạn. Bên phải là cuộc trò chuyện với bot bạn đang chọn, và phía dưới là ô nhập tin nhắn, nơi bạn giao việc cho nó (theo video đăng ngày 27/10/2026).

Theo David (video đăng ngày 27/10/2026), khác với ChatGPT hay các app AI phổ biến khác, trong GrokBot bạn không bao giờ mở chat mới. Bạn cứ nhắn cho bot của mình khi cần việc gì mới. Và cách làm là mỗi loại việc một bot.

![Giao diện GrokBot: danh sách bot bên trái, cuộc trò chuyện với Grok Bot bên phải](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0103.jpg)

Giao diện GrokBot trong video đăng ngày 27/10/2026: cột trái là các bot (Glaze, Grok Bot, Inboxy, Dough, Neon, Banksy, Suppy...), mỗi bot có tên và nhãn việc như "Support Rep", "Bookkeeper"; bên phải là cuộc trò chuyện, ô "Message Grok Bot" ở dưới cùng.

## 3. Tạo bot Eagle Eye và đặt tên, avatar

David chỉ cách tạo một bot: bấm biểu tượng dấu cộng ở phía trên, rồi chọn "create new bot". Sau vài giây, bot phỏng vấn bạn để tự thiết lập (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

Trước khi trả lời, anh đặt tên cho bot bằng cách bấm vào tên của nó ở phần header; ở sidebar bên phải, bấm vào tên để đổi tên. Anh gọi bot của mình là Eagle Eye. Anh thấy các avatar của bot khá vui: bạn bấm vào để đổi, có vài hình dạng khác nhau để chọn, và anh chọn một tổ hợp (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

Xong phần đó, anh trả lời câu hỏi Eagle Eye sẽ được dùng vào việc gì. Bạn có thể bắt đầu với một trong bốn lựa chọn có sẵn nếu chúng hợp với bạn, nhưng anh gõ một câu trả lời riêng để biến nó thành một inbox tracker (demo trong video đăng ngày 27/10/2026). Lý do: anh phụ trách một tiệm donut, đôi khi đơn đặt catering đến qua email và anh không muốn bỏ sót.

![Câu hỏi What do you mainly want me for với bốn lựa chọn và ô Type your own answer](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0143.jpg)

Bot mới hỏi "What do you mainly want me for?" với bốn lựa chọn: Support tickets (Freshdesk), Code and GitHub, Research and monitoring, Errands and admin; ô "Type your own answer" ở dưới để gõ việc riêng (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

Câu trả lời anh gõ, như hiện ở đầu khung chat:

```
make sure i don't lose track of what's in my email and flag new catering orders
```

## 4. Kết nối Gmail ngay trong chat và routine tự tạo

Theo David (video đăng ngày 27/10/2026), nếu bạn làm điều tương tự, bot sẽ báo email của bạn chưa được kết nối. Thay vì phải đi qua một cửa sổ plugin hay connector rắc rối, bạn làm ngay trong chat. Anh chọn Gmail, một card mới hiện ra, anh bấm authorize trên card để kết nối email.

![Eagle Eye hỏi email nào cần theo dõi, card Gmail đã Added và bot bắt đầu đọc mail](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0216.jpg)

Eagle Eye hỏi "Your email isn't connected yet. Which one should I watch?", anh chọn Gmail; card Gmail ghi "Search, read, draft, and manage email", "30 tools" và trạng thái "Added", rồi bot báo đã kết nối và đang đọc mail gần đây để học xem đơn catering trông thế nào (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

Một điều David thích (video đăng ngày 27/10/2026): GrokBot cho phép kết nối nhiều tài khoản cho mỗi connector. Nếu bạn có nhiều địa chỉ Gmail, nhiều lịch, nhiều Slack instance, bạn kết nối được hết ở đây.

Nếu cần quản lý hay tắt các kết nối đó, bấm nút Connect Apps ở góc dưới bên trái, rồi lên phần đã kết nối ở góc trên bên phải (theo video đăng ngày 27/10/2026); trong cửa sổ Connect Apps của anh, góc đó ghi "3 connected".

Quay lại xem Eagle Eye tìm được gì: khá nhanh, nó tìm ra một email đặt catering từ một khách hàng cần anh xử lý. Rồi nó làm một việc gọi là tạo routine: nó tự thiết lập để kiểm tra đơn mới mỗi giờ (demo trong video đăng ngày 27/10/2026). Trong khung chat, Eagle Eye ghi rõ hơn: kiểm tra Gmail mỗi giờ vào ngày thường, từ 7:20 sáng tới 6:20 chiều giờ PT.

![Eagle Eye báo có một đơn catering đang chờ và tạo routine Catering order watch](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0303.jpg)

Eagle Eye báo "You have one catering order waiting", dòng "Created routine · Catering order watch", và ở cột phải routine "Catering order watch" chạy "Every hour on weekdays, 7:20 AM" đang bật (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

Theo David (video đăng ngày 27/10/2026), đây là một điều anh rất thích ở làn sóng bot mới như GrokBot và Muse: chúng cứ theo dõi mọi thứ giúp bạn mà không cần thiết lập phức tạp.

## 5. Nói chuyện như với teammate: soạn, sửa và gửi email, rồi xem bot đã nhớ gì

Từ đây, David thích nói chuyện với bot như với một teammate. Theo video đăng ngày 27/10/2026, bạn có thể dùng nút microphone hoặc voice mode ở góc dưới bên phải. Anh nói với Eagle, hỏi còn thông tin gì thêm về đơn hàng không, nếu không thì cứ soạn thư trả lời khách. Với microphone, lời nói được viết ra thành chữ cho bạn; với voice mode, Grok sẽ nói lại với bạn.

Yêu cầu đó bật lên một cửa sổ drafts, hiện mọi thứ bot sắp gửi đi. Điều anh thấy hay là bot lấy được bối cảnh từ các email trước: khách hàng này từng xin hộp in logo riêng trong một đơn trước, và Eagle Eye đã nhận ra điều đó; bản nháp có thêm câu hỏi khách có muốn lại hộp logo riêng không (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

David nói anh thích email này và sẽ gửi nguyên như vậy, nhưng nếu bạn không thích thì sao? Theo anh (video đăng ngày 27/10/2026), cứ nói với bot ngay trong cùng cuộc trò chuyện là bạn muốn đổi gì. Anh nói anh thật ra muốn email này nghe "giống AI hơn", nên bảo bot thêm vài dấu em dash vào. Tin nhắn anh gửi:

```
when you write emails use more em dashes
```

Và chuẩn xác như đồng hồ, bot đưa ra một email mới với đầy những dấu em dash "đáng yêu". Để kết thúc, anh gửi email này đi (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

![Tin nhắn yêu cầu dùng thêm em dash, thẻ Reply đã Sent và tin nhắn Show me all your memories](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0403.jpg)

Tin nhắn "when you write emails use more em dashes", thẻ "Reply" với trạng thái "Sent", Eagle Eye xác nhận sẽ dùng thêm em dash trong mọi email nó soạn từ giờ, rồi tin nhắn "Show me all your memories" (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

Theo David (video đăng ngày 27/10/2026), khi bạn sửa một bot như vậy, nó lưu thông tin đó vào memory riêng của nó. Theo anh, chính việc qua lại này là cách bạn có được kết quả tốt nhất, và là cách bạn huấn luyện bot của mình.

Theo David (video đăng ngày 27/10/2026), nếu muốn biết bot đã nhớ những gì, bạn chỉ cần hỏi nó, bằng cách bảo nó hiện tất cả memory:

```
Show me all your memories
```

Theo David (demo trong video đăng ngày 27/10/2026), bạn sẽ thấy memory khá chi tiết, ghi lại cả bối cảnh ngầm lẫn bối cảnh nói rõ ra.

## 6. Bot thứ hai Dough và computer riêng của mỗi bot

"Okay, vậy là đủ với Eagle." Giờ David cần giúp cả chuyện tài chính. Anh không giao việc này cho Eagle, vì Eagle là bot trông inbox của anh. Anh huấn luyện một bot mới tên Dough, và đố bạn đoán ba lần xem vì sao anh đặt tên như vậy (video đăng ngày 27/10/2026).

Theo David (video đăng ngày 27/10/2026), Eagle dùng plugin Gmail để kết nối với email của anh, nhưng còn một app không có plugin thì sao? Với những app đó, mỗi bot có computer riêng, và bạn truy cập bằng cách vào phần chi tiết của bot rồi bấm vào Computer. Dough chưa làm gì cả nên computer của nó lúc này trông khá nhàm chán.

Để thay đổi điều đó, anh trả lời câu hỏi thiết lập: Dough sẽ phân loại và post các giao dịch đang chờ trong QuickBooks. Và anh muốn chỉ cho nó cách anh làm một giao dịch trước (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

Theo David, đây là phần vui: bạn có thể đăng nhập vào computer của bot bằng cách bấm nút open. Theo video đăng ngày 27/10/2026, nếu bạn dùng Windows thì không gặp may, vì nó trông như thế này: trên máy Windows của anh, computer của bot hiện ra một màn hình nền với vài icon ở dưới, không có nút đó; còn trên Mac, bạn thấy nút "Teach a task" ở góc trên bên phải. Bạn dùng nút này để ghi lại những gì mình làm, để dạy bot làm việc đó thay bạn.

![Nút Teach a task ở góc trên bên phải màn hình computer của bot trên Mac](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0503.jpg)

Computer của Dough mở trên Mac, với nút "Teach a task" ở góc trên bên phải (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

## 7. Teach a task: dạy Dough xử lý giao dịch trên QuickBooks

David mở trình duyệt và đăng nhập vào QuickBooks, rồi vào màn hình bắt đầu; lúc này anh sẵn sàng dạy Dough một việc. Anh demo cách xử lý một giao dịch: vào dòng East Bay Water Utility, đặt ô From/To thành một vendor tiện ích mới, chọn Utilities cho category, và cuối cùng bấm Post (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

![QuickBooks trong lúc ghi Teach a task: dropdown gợi ý Add East Bay Water Utility](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0523.jpg)

Trong lúc thanh trên cùng ghi "Dough is watching and learning", anh mở dropdown của dòng "EAST BAY WATER UTILITY AUTOPAY" ($74.18) trong tab Pending, mục gợi ý là "Add East Bay Water Utility", category bên cạnh là "Utilities" (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

Theo David (video đăng ngày 27/10/2026), nếu làm thật thì bạn sẽ chỉ thêm nhiều ví dụ hơn, nhưng ở đây anh bấm Stop. Sau đó Dough xem lại bản ghi.

Quay lại máy Windows của anh, Dough đã xem xong và trình bày trong ba đoạn văn những gì nó hiểu từ bản ghi. Với David, điểm mấu chốt nằm ở đoạn thứ hai: trên mỗi dòng đang chờ, nó đặt một vendor, rồi một category, rồi post dòng đó (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

![Ba đoạn Dough viết sau khi xem bản ghi, đoạn hai mô tả cách xử lý mỗi dòng pending](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0545.jpg)

Ba đoạn Dough viết sau khi xem bản ghi: đoạn hai ghi nó đã cập nhật skill "Categorize QuickBooks bank transactions", với mỗi dòng pending sẽ gõ tên vendor theo mô tả ngân hàng, thêm vendor mới bằng "+ Add" nếu chưa có, xác nhận category rồi post; đoạn ba nói nó sẽ cho anh xem vendor và category trước khi post, và còn 3 giao dịch Cash đang chờ (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

Theo David (video đăng ngày 27/10/2026), nếu có phần nào sai thì sửa bằng một tin nhắn; bạn càng cụ thể thì bot càng đáng tin cậy. Rồi anh để xem Dough đã học được gì và cho nó phân loại các giao dịch còn lại.

## 8. Từ bản ghi thành skill, gọi lại bằng dấu gạch chéo

Dough xử lý xong các giao dịch đó (demo trong video đăng ngày 27/10/2026); trong khung chat, nó báo cả ba giao dịch Cash đã được post và tài khoản Cash không còn gì đang chờ.

Rồi Dough biến bản ghi thành một thứ gọi là skill. Theo David (video đăng ngày 27/10/2026), skill là một việc đã lưu mà bạn có thể gọi bất cứ lúc nào bằng cách bấm phím gạch chéo (`/`). Phím đó mở một menu để bạn chọn skill, rồi bấm Enter để chạy.

Đường đi từ một lần làm mẫu tới một skill gọi lại được, theo các bước David trình bày trong video đăng ngày 27/10/2026.

## 9. Glaze trực support trên Freshdesk, có SOP và routine theo lịch

"Okay, sang một kiểu ví dụ khác." David giới thiệu Glaze, bot lo customer support của anh (demo trong video đăng ngày 27/10/2026). Để thiết lập, anh nhắn:

```
Can you monitor and respond to tickets in my support queue on Freshdesk
```

Nếu bạn chưa biết Freshdesk, theo David nó về cơ bản là một hệ thống ticket. Lúc này có ba ticket đang tới và Glaze cần biết phải làm gì với chúng. Nó có thử soạn vài câu trả lời ở phía dưới, nhưng nó không biết cách xử lý những ticket này (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

![Glaze kiểm tra kết nối Freshdesk và liệt kê ba ticket đang mở](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0703.jpg)

Sau tin nhắn thiết lập, Glaze báo "Freshdesk is connected. You've got 3 open tickets, all unassigned": #4 Free Delivery? (High), #5 Pricing (Low), #6 Refund (Low) (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

Theo David (demo trong video đăng ngày 27/10/2026), anh có thể đính kèm tài liệu support của mình và bảo Glaze dùng các SOP này để soạn câu trả lời. Anh đính kèm một file .docx và nhắn:

```
use these sops to draft responses
```

Glaze đi thẳng vào việc soạn câu trả lời cho các ticket đang mở, và sau vài giây có những bản nháp mới. Theo David (video đăng ngày 27/10/2026), anh có thể sửa bất kỳ bản nháp nào chỉ bằng cách nhắn cho Glaze.

Giả sử anh thấy ổn với các bản nháp này. Anh chỉ muốn Glaze tìm ticket mới theo lịch. Eagle Eye đã tự làm việc này lúc trước mà không cần anh yêu cầu, nhưng theo David (video đăng ngày 27/10/2026), nếu cần thì bạn có thể dùng một prompt như thế này. Tin nhắn anh gửi:

```
Let's hold both for now, monitor Freshdesk every hour from 7:00 am to 5:00 pm for new support tickets and draft responses for my approval
```

Tin nhắn này tạo một routine, và bạn có thể bấm vào để xem chi tiết. Để xem tất cả routine của một bot, bấm nút quay lại ở phía trên; trong phần Details, bạn sẽ thấy tất cả các routine đó (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

![Routine Freshdesk queue check với phần Instruction và lịch chạy mỗi giờ ngày thường](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0752.jpg)

Dòng "Created routine · Freshdesk queue check" dưới tin nhắn của anh; cột phải hiện phần "Instruction" của routine (kiểm tra queue Freshdesk, trả lời theo file SOP, không gửi gì khi chưa được duyệt) và "When to run": "Every hour on weekdays, 7:00 AM – 5:00 PM", kèm nút Pause và Edit (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

## 10. Group chat: các bot nói chuyện với nhau, và weekly usage

Để khép lại, David muốn cho xem một thứ mà theo anh có lẽ bạn chưa từng thấy (video đăng ngày 27/10/2026): các bot nói chuyện với nhau. Trong GrokBot, khi bấm dấu cộng, bạn có thể tạo một group chat mới. Anh thêm Glaze, Dough và Eagle Eye, rồi yêu cầu một bản cập nhật tình hình. Anh gọi tên từng bot và nói rõ anh muốn mỗi bot hành xử thế nào trong chat này. Tin nhắn anh gửi:

```
Post a status update here. Eagle, what's in my inbox? Glaze, what's waiting in the help desk? Dough, what's left in For review? If you need details on a customer or other info on a transaction that involves sales or refunds, confirm with Glaze first.
```

Rồi từng bot báo cáo (demo trong video đăng ngày 27/10/2026). Glaze nói về các ticket help desk, Eagle nói về inbox, và Glaze còn báo cho Dough về một khoản refund mà Dough nên chờ thấy trong QuickBooks. Các bot trao đổi qua lại về khoản refund đó, rồi hỏi anh nên làm gì tiếp.

![Group chat David DeWinter, Glaze, Dough, Eagle Eye với yêu cầu cập nhật tình hình và câu trả lời của từng bot](https://homus.dev/photos/G6AwOYT-Gbw-0823.jpg)

Group chat "David DeWinter, Glaze, Dough, Eagle Eye": Glaze báo help desk có 3 ticket đang mở, rồi nhắn riêng "Dough, heads up on that refund" về một khoản refund $60; Eagle Eye báo inbox đang yên (demo trong video đăng ngày 27/10/2026).

Theo David (video đăng ngày 27/10/2026), group chat là một cách tuyệt vời để các bot thu thập bối cảnh cần thiết từ nhau, nhưng chúng làm hết weekly allowance của bạn nhanh hơn. Bạn có thể kiểm tra mức sử dụng bất cứ lúc nào bằng cách bấm vào icon profile, rồi vào weekly usage.

David kết lại: giờ bạn đã biết cách dùng GrokBot để làm xong việc và tạo ra khác biệt trong cuộc sống của mình (video đăng ngày 27/10/2026).

## Nguồn và liên kết

- Tên gốc: How to Use Grok Bot for Beginners
- Sự kiện: [YouTube](https://homus.dev/events/youtube)
- Video gốc: [https://www.youtube.com/watch?v=G6AwOYT-Gbw](https://www.youtube.com/watch?v=G6AwOYT-Gbw)

- Kênh YouTube Kevin Stratvert (David DeWinter): [youtube.com/channel/UCfJT_eYDTmDE-ovKaxVE1ig](https://www.youtube.com/channel/UCfJT_eYDTmDE-ovKaxVE1ig)

- Tài liệu tổng quan Grok Bot: [Grok Bot docs, Overview](https://docs.x.ai/grok-bot/overview) (đọc ngày 03/11/2026)

- Computer của bot và connector: [Use the computer and apps](https://docs.x.ai/grok-bot/computer-and-apps) (đọc ngày 03/11/2026)

- Skill và routine: [Skills and routines](https://docs.x.ai/grok-bot/skills-routines-and-automations) (đọc ngày 03/11/2026)

- Nhắn tin, đọc chính tả, voice chat và group chat: [Message and collaborate](https://docs.x.ai/grok-bot/chat-and-collaboration) (đọc ngày 03/11/2026)

- Freshdesk, hệ thống ticket dùng trong ví dụ support: [freshworks.com/freshdesk](https://www.freshworks.com/freshdesk/) (đọc ngày 03/11/2026)

Nguồn: https://homus.dev/talks/how-to-use-grok-bot-for-beginners · cập nhật 2026-11-03