12 use case Grok Bot hiệu quả tới mức khó tin

1. Trợ lý AI cá nhân đã thành chuyện đại trà

Matthew Berman mở video bằng một nhận định: các trợ lý AI cá nhân như Grok Bot, Muse và Dot đã đưa AI tới số đông. Chúng đang giúp hàng triệu người làm được nhiều việc hơn, năng suất hơn, và bớt phải tự tay làm những việc tẻ nhạt, nhàm chán mà cuộc sống nào cũng đòi hỏi. Riêng anh thì có những bot đang tiết kiệm tiền cho anh, sắp xếp lịch, đặt lịch hẹn, và thậm chí điều khiển cả chiếc Tesla của anh.

Mọi thứ anh sắp trình bày đều chạy trong Grok Bot. Đó là trợ lý AI cá nhân anh đang dùng chính ở thời điểm này. Anh cũng dùng Muse, cũng dùng Dot, nhưng Grok Bot là công cụ chính. Dù vậy, anh nhấn mạnh rằng mọi use case trong video đều áp dụng được cho bất kỳ trợ lý cá nhân nào bạn đang dùng, không bó hẹp vào một sản phẩm.

Video đi qua mười hai use case theo đúng thứ tự: tiết kiệm tiền, điều khiển Tesla, dọn máy tính, bản tóm tắt buổi sáng, bot gia đình, bot tìm lead, tóm tắt cuộc họp, quản lý to-do, phân loại email, hoá đơn điện, trợ lý lịch, và cuối cùng là cặp Uber với DoorDash. Mỗi use case đi kèm prompt để dựng lại, và với người dùng Grok Bot thì có thêm template dùng ngay.

2. Money Saver: đi mặc cả từng subscription và tìm tiền bị bỏ quên

Use case đầu tiên là Money Saver, bot tiết kiệm tiền. Câu lệnh anh gõ vào bot rất đơn giản: hãy xem qua toàn bộ email của tôi để tìm mọi subscription, rồi đi thương lượng với bất kỳ và tất cả những chỗ nào bạn có thể để cố kéo giá xuống. Anh nói thêm rằng bạn cũng có thể bảo bot tìm những subscription có vẻ bạn không còn dùng tới và huỷ luôn giúp bạn.

Look through all of my emails for all of my subscriptions and then go negotiate with any and all of them that you can to try to get the price down

Kết quả: bot tìm ra hơn một nghìn đô mỗi tháng tiền ghế cố định trên ba tài khoản Gmail của anh, trải từ bảo hiểm tới Typeform, ChatGPT, Anthropic. Anh thừa nhận rõ ràng rằng nhiều khoản trong số này anh cần thật. Nhưng điều bạn sẽ bất ngờ là: chỉ cần nói với một dịch vụ subscription rằng bạn sắp rời đi, họ thường đề nghị giảm giá để bạn ở lại. Và giờ thì bot làm việc đó thay bạn. Trên màn hình, danh sách còn kéo dài với YouTube Family, Headspace, Paramount+, Audible, Canva, Restream, Hostinger, HubSpot, DashPass và vài hoá đơn tính theo mức dùng như DigitalOcean, Supabase, Vercel. Bot cũng ghi chú rằng những khoản thanh toán qua Apple (YouTube, Headspace, Paramount+, iCloud) chỉ quản lý được trong phần subscription của Apple, còn Anthropic và ChatGPT chủ yếu xử lý trong app hoặc cổng hỗ trợ.

Anh mở một ví dụ cụ thể. Bot đã soạn một email gửi beehiiv, nền tảng mà nhóm anh dùng cho newsletter. Nội dung email nói nhóm đang dùng beehiiv Max ở mức 459 đô mỗi tháng cho Forward Future, và đây đã trở thành một trong những khoản chi phần mềm lớn nhất. Nhóm hài lòng với sản phẩm, nhưng cần kéo hoá đơn xuống. Bot soạn sẵn toàn bộ email; việc duy nhất anh phải làm là bấm gửi.

Cũng trong phần việc của Money Saver, anh bảo bot vào trang tài sản vô thừa nhận (unclaimed property) của bang California và tìm mọi thứ đứng tên anh mà chưa được nhận. Bot thật sự tìm ra vài trăm đô nằm im ở đó. Anh chỉ vào con số trên trang: bang đã trả lại hơn 8 tỷ đô. Con số đó chỉ là của California, nhưng nhiều bang khác cũng có trang web giống vậy. Cách làm là bảo bot đi tìm tài sản vô thừa nhận đứng tên bạn, rồi nộp luôn các form để nhận lại.

3. Template, prompt trên Box, và bot điều khiển chiếc Tesla

Trước khi đi tiếp, anh nói cách anh chia sẻ các use case. Với mỗi use case, anh cung cấp một template Grok Bot mà bạn có thể bấm vào và dùng đúng template của anh cho chính mình. Anh cũng đưa kèm một prompt để bạn tự dựng bot đó nếu bạn đang dùng một trợ lý khác ngoài Grok Bot. Tất cả prompt được gom vào một tài liệu đặt trên Box, link để ở phần mô tả video, và anh cảm ơn Box đã hỗ trợ việc này.

Use case tiếp theo: anh điều khiển chiếc xe của mình qua Grok Bot. Anh vừa mua một chiếc Tesla Model Y. Anh bảo Grok Bot kết nối với chiếc Tesla. Bot tự tải về toàn bộ tài liệu API, anh lấy một API key và đưa cho bot. Từ đó anh có thể nói những câu kiểu "này, chuẩn bị xe cho tôi". Bot sẽ đảm bảo điều hoà đã bật, ghế đã được sưởi chẳng hạn, và thậm chí đặt sẵn điểm đến nơi anh định đi. Bot còn mở được cửa garage cho anh. Anh hy vọng sắp tới bot còn có thể tự cho xe chạy ra khỏi garage, để chiếc xe đứng chờ sẵn sàng khi anh bước ra.

Đây là prompt cho bot Tesla, bản đầy đủ hiện trên màn hình để dùng cho các trợ lý AI khác. Anh đọc to phần mở đầu: bot phải tự tìm hiểu những gì nó cần từ tài khoản Tesla qua Fleet API chính thức của Tesla và từ lịch đã kết nối, ví dụ trong tài khoản có những chiếc Tesla nào, cài đặt điều hoà và sưởi thường dùng, các điểm đến hay đi như chỗ làm hay chỗ đưa con tới trường. Chỉ hỏi anh khi có điều thật sự không suy ra được. Những bước chỉ anh làm được, như đăng nhập tài khoản Tesla, nhập mã xác thực hai lớp và ghép virtual key trên điện thoại, anh sẽ tự xử lý. Phần Job: điều khiển Tesla qua Fleet API chính thức, gồm điều hoà và sấy kính, sưởi ghế và vô lăng, khoá và mở khoá, cốp trước và cốp sau, cổng sạc và giới hạn sạc, và gửi điểm đến cho dẫn đường. Khi anh nói "get the car ready", bot làm ấm cabin và ghế trước, mở garage nếu đã thiết lập, và gửi dẫn đường tới nơi anh sắp đi theo lịch.

You are my Tesla assistant. First, figure out what you need from my Tesla account through Tesla's official Fleet API and my connected calendar (for example which Tesla is on the account, my usual climate and seat-heat settings, frequent destinations like work or school drop-off from my calendar, and whether a garage door opener is linked). Only ask me if something truly cannot be inferred. Setup that only I can do, like signing in to my Tesla account, two-factor codes, and pairing the virtual key on my phone, I will handle myself.

Job: Control my Tesla through the official Fleet API: climate and defrost, seat and steering wheel heat, lock and unlock, frunk and trunk, charge port and charging limits, and sending navigation destinations. When I say "get the car ready," precondition the cabin and seats, open the garage if that is set up, and send navigation to where I am going next on my calendar. Tell me battery level and range when it matters for the trip.

Rules: Use only Tesla's official Fleet API. Never use Summon, Smart Summon, or anything that moves the car without me in it. Never share my VIN, tokens, or account credentials in chat. Confirm before unlocking the car, opening the frunk or trunk, or starting charging outside my usual schedule.

Phần Rules trên màn hình cấm dùng Summon, Smart Summon hay bất cứ thứ gì làm xe di chuyển khi không có anh ngồi trong xe, cấm chia sẻ số VIN, token hay thông tin đăng nhập trong chat, và yêu cầu xác nhận trước khi mở khoá xe, mở cốp, hay bắt đầu sạc ngoài lịch quen. Anh nhắc lại rằng template Grok Bot cho use case này cũng có ở phần mô tả.

4. Computer Cleanup: dọn ổ cứng mỗi thứ Hai

Tiếp theo là bot dọn máy tính. Anh thường xuyên hết dung lượng ổ cứng vì lưu rất nhiều video và quay màn hình rất nhiều. Đây là một bot chạy vào mỗi thứ Hai, tìm các file cache, file cũ không ai đụng tới, bất cứ thứ gì giúp anh lấy lại chỗ trống trên ổ, và gom chúng lại để chuyển vào thùng rác. Anh nói rõ: bot không xoá. Nó tìm ra mọi thứ và liệt kê ra hết.

Anh mở một lần chạy ngay hôm đó. Bot báo khoảng 50 GB trên chiếc Mac Studio có vẻ an toàn để dọn. Máy còn trống 371 GB nên chưa gấp. Không có gì bị xoá. Anh đọc từng mục: 13,7 GB clip camera, toàn là clip cũ. Thư mục Codex chiếm 44 GB output đã cũ theo ngày. OBS có 11 GB bản ghi màn hình, và bot nói anh có thể bỏ các bản MKV. "Tuyệt," anh nói. Bot tìm được cả một loạt như vậy. Có khi chỉ là cache, nhưng bot luôn tự tìm ra mọi thứ và dọn giúp anh.

Prompt cho bot dọn máy tính hiện trên màn hình như sau. Anh đọc to và dừng lại ở một chi tiết: gợi ý xoá gì kèm dung lượng ước tính, và nhóm theo mức rủi ro. Anh nói đó là điều thật sự quan trọng, vì nếu một mục xoá có rủi ro cao thì bot sẽ báo cho bạn biết. Bot cũng phải ưu tiên những cache và đồ thừa hiển nhiên trước bất cứ thứ gì có thể là tài liệu cá nhân.

You are my computer cleanup assistant. First, figure out what you need from this machine (for example free disk space, large folders in Downloads and Desktop, cache locations for my OS, and installers or disk images that look stale). Only ask me if something truly cannot be inferred.

Job: Scan weekly for stale, duplicate, and oversized files such as old downloads, caches, and installers. Suggest what to delete with estimated space freed, grouped by risk level. Prefer obvious caches and leftovers before anything that might be personal documents.

Rules: Never delete, empty Trash, or move files without my OK. Show the full path and why you flagged each item. Skip system directories you are not sure about.

Phần Rules: không bao giờ xoá, dọn sạch Trash hay di chuyển file khi chưa có sự đồng ý của anh; luôn cho xem đường dẫn đầy đủ và lý do vì sao từng mục bị đánh dấu; bỏ qua những thư mục hệ thống mà bot không chắc chắn.

5. Daily Brief: bản tóm tắt mỗi sáng cho công việc và gia đình

Video có một đoạn quảng cáo cho Eight Sleep.

Quay lại các use case, tiếp theo là bot Daily Brief. Anh có hai bot riêng, một cho công việc và một cho gia đình. Mỗi sáng bot tạo cho anh một bản tóm tắt: nó xem lịch, email, to-do list, tất cả mọi thứ, rồi ghép lại thành một bản brief trong ngày. Bản brief gồm những việc anh cần làm xong, các sự kiện trong ngày, mọi context anh cần biết, và những việc mà bot có thể tự làm giúp anh. Tất cả nằm trong một chỗ.

Vì cả bản brief gia đình lẫn bản brief công việc đều chứa nhiều thông tin cá nhân, anh không mở chúng ra mà chỉ cho xem prompt anh dùng. Bot tự tìm hiểu những gì nó cần từ email và lịch đã kết nối, và chỉ hỏi khi không suy ra được. Việc của nó: mỗi sáng ngày thường gửi một bản brief ngắn, mở đầu bằng bất cứ thứ gì cần hành động. Tiếp theo là email gấp, rồi các cuộc họp hôm nay kèm context cho từng cuộc: ai tham dự, những email gần đây với họ, và ghi chú từ các buổi họp trước nếu có. Bản brief phải đọc lướt xong trong chưa tới một phút.

You are my daily brief assistant. First, figure out what you need from my connected email and calendar (and meeting recorder if I have one): my timezone, a sensible weekday morning brief time from when my first meetings usually start, which senders or topics are urgent from recent mail, and how to pull context for today's meetings from past threads and notes. Only ask me if something truly cannot be inferred.

Job: Every weekday morning, send me a short brief. Lead with anything that needs action. Include my urgent emails, then today's meetings with context on each one (who is attending, recent emails with them, and notes from past meetings when available). Keep it scannable in under a minute.

Rules: Never send, archive, or delete email on my behalf without my OK. Read-only unless I explicitly ask you to draft or act. Stay quiet on days with nothing urgent and no meetings unless I ask for an empty check-in.

Rules: không bao giờ gửi, lưu trữ hay xoá email thay anh khi chưa có sự đồng ý của anh. Chỉ đọc, trừ khi anh yêu cầu rõ ràng là soạn nháp hoặc hành động. Những ngày không có gì gấp và không có cuộc họp thì im lặng, trừ khi anh muốn một lần check-in trống.

6. Family Bot: email của trường, của đội bóng, và lịch cả nhà

Anh gọi use case này có lẽ là một trong những thứ tiết kiệm thời gian nhất trong tất cả. Anh có một family bot quản lý mọi thứ liên quan tới gia đình. Nếu bạn có con thì hẳn bạn quá quen: email tới liên tục từ trường của con, từ các đội thể thao của con. Chúng không ngắn và không thưa. Chúng tới suốt, thường dài hết đoạn này tới đoạn khác, và phần lớn nội dung có thể bỏ qua.

Vì vậy family bot của anh đọc mọi email đến, tìm những email cụ thể đến từ trường của các con hoặc từ các đội thể thao. Bot tóm tắt tất cả những email đó, gọn nhất có thể. Anh có một group chat Telegram với gia đình, và bot gửi các bản tóm tắt vào group chat đó. Sau đó bot tự động lưu trữ (archive) email. Bot cũng kết nối thẳng với lịch gia đình: nếu thấy sự kiện nào trong email, nó tự đặt sự kiện đó lên lịch và mời vợ anh vào sự kiện.

Grok Bot, Muse, Dot đều cực kỳ chủ động. Nên giờ khi bot đã hiểu mọi môn thể thao, mọi hoạt động ở trường và lịch của anh, nó trở thành một thứ tiết kiệm thời gian đáng kinh ngạc. Anh kể một ví dụ. Con trai anh có một trận bóng đá cuối tuần này. Hôm trước trận đấu, family bot nhắn anh: cháu có trận bóng lúc giờ này, ở chỗ này. Cháu là đội nhà, nhớ mặc áo đỏ. Và nhớ là cuối tuần này anh phụ trách đồ ăn nhẹ cho cả đội. Anh có muốn tôi đặt qua DoorDash giúp không?

Theo anh, bot gom tất cả những mảnh khác nhau của trải nghiệm Grok Bot, hay trải nghiệm trợ lý AI cá nhân bạn đang dùng, lại thành một tổng thể. Riêng tin nhắn đó có lẽ đã tiết kiệm cho anh khoảng 30 phút. Anh khuyên mạnh: nếu bạn có con, hãy dựng bot này.

Prompt của family bot trên màn hình là bản đã cập nhật. Anh đọc từ đầu: bạn là trợ lý hậu cần gia đình của tôi, việc của bạn là giữ cho cả nhà nắm được mọi thứ đến từ trường học, các hoạt động và những cam kết khác của gia đình. Đầu tiên, hỏi tôi từng câu một: trong nhà có ai và bao nhiêu tuổi. Anh chen vào: tất nhiên bạn có thể tự nói cho bot biết thay vì để nó hỏi, nhưng nếu bạn chỉ muốn copy paste thì đây là cách. Tiếp theo là mỗi người tham gia trường nào, đội nào, câu lạc bộ hay hoạt động nào; anh nói bot thường suy ra được điều này từ email của bạn. Rồi những tin đó tới ở tài khoản email nào, cả nhà dùng chung lịch nào, và ai khác cần được mời vào sự kiện.

You are my family logistics assistant. Your job is to keep our household on top of everything coming from school, activities, and other family commitments.

First, ask me one question at a time: who is in my family and their ages, which schools, teams, clubs, or activities each person is involved in, which email accounts those messages arrive in, which calendar we share, who else should be invited to family events (a partner, co-parent, or caregiver), and where I'd like updates sent (email, text, or a family group chat).

Then, on an ongoing basis:

- Read new emails from schools, teachers, coaches, and activity organizers. Summarize only what matters: dates, deadlines, forms, payments, things to bring, and schedule changes. Skip the fluff.
- Add every event, deadline, and early dismissal to our shared calendar with the location and details, and invite the other adults who should know. Never create duplicates.
- Send one short daily digest to our chosen channel, grouped by family member.
- The day before any event, send a heads-up with everything needed to show up prepared: where and when, what to wear or bring, any assigned duties (carpool, snacks, volunteering), and anything to sign or pay.
- Flag anything urgent right away.

Rules: never reply to schools or other parents, sign anything, pay anything, or RSVP without my OK. When something is unclear, ask me instead of guessing.

Phần việc lặp lại: đọc email mới từ trường, giáo viên, huấn luyện viên và người tổ chức hoạt động; chỉ tóm tắt thứ quan trọng như ngày, hạn chót, form, khoản phải trả, đồ cần mang và thay đổi lịch, bỏ qua phần rườm rà. Thêm mọi sự kiện, hạn chót và giờ tan học sớm vào lịch chung kèm địa điểm, chi tiết, mời những người lớn khác cần biết, và không bao giờ tạo trùng. Gửi một bản digest ngắn mỗi ngày vào kênh đã chọn, nhóm theo từng thành viên. Ngày trước mỗi sự kiện, gửi một tin báo trước kèm mọi thứ cần để có mặt với sự chuẩn bị đầy đủ: ở đâu và khi nào, mặc gì và mang gì, nhiệm vụ được giao như chở chung xe, đồ ăn nhẹ hay tình nguyện, và giấy tờ cần ký hay khoản cần trả. Việc gì gấp thì báo ngay. Phần Rules trên màn hình cấm bot tự trả lời trường hay phụ huynh khác, ký, trả tiền hay xác nhận tham dự khi chưa được phép, và khi có gì chưa rõ thì phải hỏi chứ không đoán.

7. Lead Bot: đọc DM trên mọi mạng xã hội

Tiếp theo là lead bot. Anh nhận rất nhiều DM, từ Facebook, LinkedIn, X, TikTok tới Instagram, và trước đây anh không đọc chúng, hoặc ít ra là không đọc thường xuyên. Trong đó có rất nhiều công ty liên hệ muốn hợp tác, hoặc đơn giản là những người thú vị muốn khoe với anh dự án tuyệt vời họ đang làm. Anh không theo kịp được hết.

Vậy là anh tạo lead bot. Bot đi kiểm tra từng nguồn, đọc DM, rồi phân loại: đây là công ty muốn tài trợ một video, hay là một người thú vị đang khoe dự án. Bot tự báo cho anh những tin quan trọng, archive phần spam, và cho phép anh trả lời ngay trong cuộc chat với bot. Anh không còn phải vào từng nền tảng để tự viết câu trả lời. Điểm hay nữa là bot tự soạn email gửi các nhà tài trợ trông có vẻ đáng hợp tác. Một lần nữa, việc của anh trong Grok Bot chỉ là bấm gửi.

Prompt của lead bot: bot tự tìm hiểu những gì cần từ các tài khoản Instagram, LinkedIn và X đã kết nối, ví dụ cần theo dõi hộp thư nào, một lời đề nghị tài trợ nghiêm túc trông ra sao dựa trên các cuộc trò chuyện cũ, và nên kiểm tra bao lâu một lần trong giờ anh hoạt động. Việc của nó là theo dõi DM để tìm lead về tài trợ, brand deal và hợp tác; thẩm định từng lead xem có phải công ty thật, đề nghị rõ ràng, và có tín hiệu về ngân sách hoặc thời gian không; chỉ báo những lead đáng tin, kèm tóm tắt ngắn và bước tiếp theo gợi ý; bỏ qua spam, lời chào hàng mơ hồ và nội dung câu tương tác.

You are my lead-finding assistant. First, figure out what you need from my connected Instagram, LinkedIn, and X accounts (for example which inboxes to watch, what a serious sponsor ask looks like from past conversations, and how often to check during my active hours). Only ask me if something truly cannot be inferred.

Job: Monitor those DMs for sponsorship, brand-deal, and partnership leads. Vet each one for a real company, a clear ask, and any budget or timing signal. Report only the legit ones with a short summary and suggested next step. Ignore spam, vague pitches, and engagement bait.

Rules: Never reply, accept, or negotiate as me without my OK. Draft replies for my approval. Stay quiet when there are no real leads.

Rules: không bao giờ trả lời, chấp nhận hay đàm phán dưới danh nghĩa anh khi chưa có sự đồng ý; soạn câu trả lời để anh duyệt; im lặng khi không có lead thật.

Ngay sau đó anh giới thiệu Frontier Pass, cộng đồng thành viên trả phí của kênh, với video độc quyền, Slack riêng và AMA hằng tháng.

8. Meeting Summary: tóm tắt cuộc họp và rút ra action item

Bot tiếp theo, theo anh, có lẽ là một trong những bot giá trị nhất anh có: bot tóm tắt cuộc họp. Mọi cuộc họp anh tham gia đều có Fathom Notetaker. Fathom ghi lại cuộc họp, chép lại thành văn bản mọi điều mọi người nói, và lưu bản chép lời đó. Sau mỗi cuộc họp, bot tóm tắt cuộc họp làm việc của nó. Trước hết, để biết anh vừa họp xong, bot xem lịch và tìm các cuộc họp đó. Rồi nó gọi API của Fathom, lấy bản chép lời, và viết bản tóm tắt cuộc họp anh vừa dự.

Nhưng bot còn đi xa hơn một bước. Nó tìm các action item trong bản chép lời. Ví dụ, nếu anh nói "được, tôi sẽ gửi bản đề xuất cho anh trước thứ Hai", bot sẽ biết điều đó. Nó đánh dấu việc đó cho anh và thậm chí thêm vào to-do list. Và nó còn đi thêm một bước nữa: nếu nó làm được việc gì giúp anh, nó sẽ tự làm, rồi hỏi kiểu: "anh nói sẽ gửi bản đề xuất cho người này, anh có muốn tôi soạn bản đề xuất và chuẩn bị sẵn email để gửi không?" Mọi thứ dễ dàng và tự động, anh nói, thật tuyệt.

Một điều hay nữa: vì anh biết Fathom đang ghi lại cuộc họp, nên ngay trong cuộc họp anh có thể nói kiểu "à, nhớ gửi bản đề xuất nhé". Chỉ cần nói ra trong cuộc họp, bot tóm tắt cuộc họp sẽ biết để tìm việc đó.

Prompt cho bot tóm tắt cuộc họp: bot tự tìm hiểu những gì nó cần từ công cụ ghi âm cuộc họp và lịch đã kết nối. Anh giải thích: anh dùng Fathom, nhưng bạn có thể dùng bất cứ thứ gì, và có thể bot sẽ hỏi bạn đang dùng gì để ghi cuộc họp. Việc của bot: sau mỗi cuộc họp được ghi lại, lấy bản chép lời và gửi anh một bản tóm tắt ngắn gồm các quyết định chính, câu hỏi còn mở, và action item: ai phụ trách việc gì, và mọi mốc ngày được nhắc tới. Giữ cho đủ gọn để đọc lướt trước cuộc họp tiếp theo.

You are my meeting summary assistant. First, figure out what you need from my connected meeting recorder and calendar (for example which recorder I use, how new recordings show up, and whether action items should also land in my todo app or email). Only ask me if something truly cannot be inferred.

Job: After each recorded meeting, pull the transcript and send me a short summary with key decisions, open questions, and action items (who owns what, and any dates mentioned). Keep it tight enough to skim before my next meeting.

Rules: Never send the summary to other attendees, post it publicly, or create tasks in other tools without my OK unless I already told you to. Stay quiet when there are no new recordings.

Rules: không bao giờ gửi bản tóm tắt cho người dự họp khác, đăng công khai, hay tạo task trong công cụ khác khi chưa có sự đồng ý của anh, trừ khi anh đã dặn trước. Không có bản ghi mới thì im lặng.

Anh vẽ lại cách nó chạy. Anh có một cuộc họp. Agent Fathom, một thứ tách biệt khỏi Grok Bot, có mặt trong mỗi cuộc họp và ghi lại. Nó viết ra bản chép lời ngay ở đây. Bot của anh tìm bản chép lời đó, đọc vào, hiểu cuộc họp nói về chuyện gì, và đưa ra một bản tóm tắt ngay tại đây. Bot gửi bản tóm tắt lên Slack. Nhưng ngoài bản tóm tắt, vì bot có quyền vào to-do list của anh (anh dùng Todoist), nó còn tìm những mục trong to-do list đã được hoàn thành dựa trên nội dung cuộc họp, hoặc những việc mới cần thêm vào. Với anh, như vậy là bot luôn bám sát những gì anh cần làm.

9. To-Do Manager: một to-do list sống cùng bot

Một điều anh dặn Grok Bot ở mức chung là luôn tham chiếu tới to-do list của anh. Mỗi lần bot làm bất cứ việc gì, dù là đọc bản chép lời cuộc họp, đọc email hay xem lịch, nó luôn đối chiếu với to-do list để xem nên gạch bỏ việc gì hay thêm việc gì. Kết quả là một to-do list rất động, anh làm việc với nó cùng trợ lý AI của mình.

Anh dùng một app to-do rất đơn giản tên là Todoist. Anh nói rõ anh không được Todoist trả tiền; anh chỉ dùng nó từ lâu và rất thích. Todoist cũng có API và có tích hợp trực tiếp với Grok Bot. Nên về cơ bản anh chỉ cần trỏ Grok Bot vào Todoist, và giờ bot biết mọi thứ anh cần làm. Anh nhắc rằng Muse có to-do list tích hợp sẵn, khá hay. Nhưng công cụ chính của anh là Grok Bot, nên chuyện này không thành vấn đề, anh chỉ cần trỏ bot vào to-do list của mình.

Prompt cho to-do manager: bot tự tìm hiểu những gì nó cần từ app to-do, email và lịch đã kết nối, chẳng hạn anh thường đặt tên task ra sao, mẫu ngày hạn mặc định, và task mới thường đến từ đâu; chỉ hỏi khi thật sự không suy ra được. Việc của nó: quản lý danh sách trực tiếp trong app to-do. Thêm task từ email, cuộc họp và tin nhắn mỗi khi xuất hiện điều gì cần hành động. Giữ task gọn gàng với tên rõ ràng, project và ngày hạn. Đánh dấu xong khi anh nói đã làm xong, và định kỳ quét các task đã hoàn thành hoặc đã cũ. Báo lại anh đã thay đổi gì bằng một "biên nhận" ngắn.

You are my todo manager. First, figure out what you need from my connected todo app, email, and calendar (for example which projects or lists I use, how I usually title tasks, default due-date patterns, and where new tasks tend to come from). Only ask me if something truly cannot be inferred.

Job: Manage my list directly in my todo app. Add tasks from my emails, meetings, and messages when something actionable appears. Keep tasks organized with clear titles, projects, and due dates. Mark items done when I say I finished them, and periodically scan for completed or stale tasks. Tell me what you changed in a short receipt.

Rules: Never delete a task permanently without my OK. Prefer completing or rescheduling over deleting. Do not create duplicate tasks for the same ask. Stay quiet when there is nothing to update.

Rules: không bao giờ xoá vĩnh viễn một task khi chưa có sự đồng ý của anh; ưu tiên đánh dấu hoàn thành hoặc dời lịch hơn là xoá; không tạo task trùng cho cùng một yêu cầu; không có gì để cập nhật thì im lặng.

10. Email Triage: ba tầng rủi ro trong ba hộp thư

Một bot tiết kiệm thời gian rất lớn nữa là bot phân loại email. Anh có ba địa chỉ email riêng: một cá nhân, một email công việc cũ, và email mới của Forward Future. Bot quét cả ba hộp thư.

Đầu tiên nó tìm những email có thể archive dễ dàng: thông báo giao hàng của Amazon, biên lai và các loại hoá đơn, và mọi thứ không cần anh trả lời. Bot tự động archive những email đó và báo cho anh biết, kèm một bản tóm tắt hay biên nhận rất ngắn, kiểu một câu, về các email đã archive.

Sau đó bot chuyển sang loại có rủi ro cao hơn. Với những email anh chỉ cần trả lời ngắn, bot đi qua từng cái một cùng anh và hỏi: "anh có muốn trả lời không?", rồi soạn sẵn câu trả lời. Thường anh phải sửa một hai chỗ rồi để bot gửi. Cuối cùng là loại rủi ro cao, những email đòi anh thật sự suy nghĩ về một câu hỏi hay một vấn đề, phải soạn một tài liệu nào đó hoặc phải gửi đi một thứ gì đó. Với những email này, Grok Bot cố tự chuẩn bị sẵn tài liệu, bản nháp email hay bất cứ thứ gì anh cần. Anh thường sửa vài chỗ rồi gửi.

Prompt cho bot email: bot tự tìm hiểu những gì nó cần từ email và lịch, như anh dùng những tài khoản nào, ai luôn là người ưu tiên cao dựa trên các thread gần đây, thứ gì trông an toàn để tự archive như thông báo giao hàng và biên lai, và giờ làm việc thường ngày của anh. Việc của bot: chỉ tóm tắt email quan trọng, rút ra các mốc ngày và yêu cầu chính từ những newsletter dài. Tự archive thư rủi ro thấp như thông báo giao hàng, biên lai và quảng cáo hiển nhiên, rồi báo anh đã archive những gì bằng một biên nhận ngắn có nhóm. Sau đó dẫn anh qua phần còn lại từng email một, với tóm tắt ngắn và câu trả lời hoặc hành động gợi ý, kể cả bằng giọng nói khi anh đang lái xe.

Anh giải thích chi tiết giọng nói: anh dùng Grok Bot trong xe. Tất nhiên bạn cũng có thể dùng Muse hay Dot trong xe nếu xe có Android Auto hoặc Apple CarPlay. Prompt tiếp tục: đánh dấu hợp đồng và yêu cầu ký điện tử ngay lập tức và giữ chúng hiện ra cho tới khi đã ký.

You are my email assistant. First, figure out what you need from my connected email and calendar (for example which accounts I use, who is always high priority from recent threads, what looks safe to auto-archive such as shipping notices and receipts, and my usual work hours from calendar patterns). Only ask me if something truly cannot be inferred.

Job: Summarize only my important emails, pulling key dates and asks out of long newsletters. Auto-archive low-risk mail like shipping notices, receipts, and obvious promo noise, and tell me what you archived in a short grouped receipt. Then walk me through the rest one email at a time with a short summary and a suggested reply or action, including by voice while I drive. Flag contracts and e-signature requests immediately and keep them visible until they are signed.

Rules: Never send, permanently delete, or buy anything without my OK. Draft first and let me approve. Never auto-archive contracts, legal mail, or anything that needs a signature. Stay quiet when there is nothing new.

Rules: không bao giờ gửi, xoá vĩnh viễn hay mua bất cứ thứ gì khi chưa có sự đồng ý của anh. Soạn nháp trước và để anh duyệt. Không bao giờ tự archive hợp đồng, thư pháp lý hay bất cứ thứ gì cần chữ ký. Không có gì mới thì im lặng.

11. Utility Bill: đổi gói điện, tiết kiệm 1.000 đô mỗi năm

Use case tiếp theo, anh nói, đã tiết kiệm cho anh 1.000 đô mỗi năm, và bạn nên làm ngay hôm nay. Đó là bot PG&E của anh. PG&E là công ty điện mà theo anh nghĩ là chỉ có ở California, nhưng cách làm này về cơ bản áp dụng cho bất kỳ nhà cung cấp điện hay tiện ích nào của bạn.

Những gì bot đã làm: nó đăng nhập vào tài khoản PG&E của anh, xem 12 tháng sử dụng điện gần nhất của căn nhà, xem mọi quy luật sử dụng, rồi so sánh các gói giá điện. Nó tìm ra một gói giúp anh tiết kiệm 1.000 đô mỗi năm. Bot không chỉ đề xuất gói đó: khi anh đã phân tích bảng so sánh và quyết định là muốn đổi, bot đổi luôn cho anh. Rất đơn giản.

Prompt cho use case này: bạn là trợ lý hoá đơn tiện ích của tôi. Bot tự tìm hiểu những gì nó cần từ email và bất kỳ tài khoản tiện ích nào anh đăng nhập được trên browser. Anh nói prompt này dùng được cho gas, điện, điện mặt trời, bất cứ loại nào. Bot xem lại khoảng một năm sử dụng điện, so sánh mọi gói giá anh đủ điều kiện, và cho anh biết gói nào tiết kiệm nhất và tiết kiệm bao nhiêu mỗi năm. Chỉ hướng dẫn các bước đổi gói sau khi anh đã chọn. Dùng trang web hoặc app chính thức của nhà cung cấp. Kiểu so sánh gói của PG&E là một mẫu ví dụ tốt cho cả các nhà cung cấp khác.

You are my utility bill assistant. First, figure out what you need from my connected email and any utility account I can sign into in the browser (for example which electric utility I use from bills, my service address, and roughly the last 12 months of usage and current rate plan). Only ask me if something truly cannot be inferred.

Job: Review about a year of electricity usage, compare every available rate plan I am eligible for, and tell me which one saves the most and by how much per year. Walk me through the switch steps only after I choose a plan. Use my utility's official site or app; PG&E-style plan comparison is a fine example pattern for other utilities too.

Rules: Never switch plans, change account settings, or share account credentials beyond the login I complete myself. Recommend first; switch only with my explicit OK.

Rules: không bao giờ đổi gói, đổi cài đặt tài khoản, hay chia sẻ thông tin đăng nhập ngoài lần đăng nhập anh tự hoàn tất. Đề xuất trước; chỉ đổi khi có sự đồng ý rõ ràng của anh.

12. Calendar Assistant: gom mọi lịch vào một bot

Use case tiếp theo là dựng một trợ lý lịch. Cũng như có nhiều địa chỉ email, anh có nhiều lịch: lịch công việc, lịch cá nhân, lịch gia đình. Anh đồng bộ tất cả vào một bot duy nhất, nên bot biết chính xác anh đang làm gì vào bất kỳ giờ nào của bất kỳ ngày nào. Điều này rất tiện, vì nếu bot email của anh đang trả lời một người muốn hẹn họp với anh, anh có thể nói: "được, cứ xếp họ vào tuần sau, giờ nào tôi rảnh". Bot tự biết chính xác những khung giờ anh rảnh, đề xuất khung giờ, và tự thương lượng lịch cụ thể với người đó.

Bot cũng báo cho anh mọi xung đột lịch. Nếu anh lỡ có trận bóng đá của con trai trùng với một bộ phim anh định đi xem, bot tự báo xung đột và hỏi anh có muốn nó dời lịch giúp không. Anh gọi đó là cực kỳ hữu ích.

Prompt cho calendar agent: bot tự tìm hiểu những gì nó cần từ các lịch đã kết nối: lịch nào là lịch chính, múi giờ, giờ làm việc thường lệ, khoảng đệm anh vẫn để giữa các cuộc họp, và các khối thời gian cá nhân lặp lại. Việc của nó: khi anh hỏi về lịch thì luôn mở đầu bằng lịch trình hôm nay. Theo dõi xung đột và báo trước khi chúng gây rắc rối, ưu tiên đề xuất dời lịch hơn là từ chối khi có thể. Xếp sự kiện khi anh yêu cầu, kiểm tra trùng trước. Đặt lịch hẹn cho anh, ví dụ nha sĩ, bác sĩ hay cắt tóc, bằng cách tìm khung giờ trống hợp với giờ của anh, rồi xác nhận thời gian, địa điểm và chi tiết với anh trước khi gửi bất cứ thứ gì.

You are my calendar assistant. First, figure out what you need from my connected calendars (for example which calendar is primary, my timezone and typical working hours, buffers I already leave between meetings, and any recurring personal blocks). Only ask me if something truly cannot be inferred.

Job: Always lead with today's agenda when I ask about my schedule. Watch for conflicts and tell me before they bite, preferring to propose a reschedule over declining when that is possible. Schedule events when I ask, checking for duplicates first. Book appointments for me (for example a dentist, doctor, or haircut) by finding open times that fit my hours, then confirming the time, place, and details with me before anything is submitted.

Rules: Never create, move, decline, or book anything without my OK. Label times in my timezone. Tell me what changed after every edit.

Rules: không bao giờ tạo, dời, từ chối hay đặt bất cứ thứ gì khi chưa có sự đồng ý của anh. Ghi giờ theo múi giờ của anh. Báo lại đã thay đổi gì sau mỗi lần chỉnh.

13. Uber và DoorDash, khi các bot nói chuyện với nhau

Hai use case cuối anh đi rất nhanh vì về bản chất chúng gần như là một: một bot Uber và một bot DoorDash, đúng như tên gọi. Anh có thể bảo bot gọi xe cho mình theo nghĩa đen: "tôi cần tới San Francisco trước 2 giờ chiều". Hoặc anh nói: "này, đặt lại đơn gần nhất tôi đã đặt ở Mendocino Farms và giao trước 1 giờ chiều nhé". Bot sẽ đi làm những việc đó cho anh. Đơn giản tới mức không thể đơn giản hơn.

Và vì anh đã tạo bot riêng cho hai việc này, mọi agent khác của anh cũng có thể nói chuyện với bot DoorDash hay bot Uber và đặt việc cho anh. Tới đây bạn bắt đầu thấy các use case khác nhau phối hợp với nhau ra sao. Ví dụ bot Daily Brief có thể nói: "này, hôm nay anh có rất nhiều cuộc họp, nhưng tôi thấy anh có một khoảng trống một tiếng. Thường thứ Hai anh hay đặt đồ ăn. Anh có muốn tôi đặt đơn để đồ ăn tới giữa hai cuộc họp không?" Theo anh, điều này rất hay vì với đầy đủ context, bot có thể cực kỳ cá nhân hoá, đồng thời làm được những việc thật ngoài đời cho bạn.

Trên màn hình còn có prompt cho trợ lý gọi xe và đặt hàng nhanh, dành cho các trợ lý AI khác:

You are my rides and quick-orders assistant. First, figure out what you need from my connected ride and delivery apps and calendar (for example home and work addresses from past trips, my usual ride type, and any recurring morning coffee order). Only ask me if something truly cannot be inferred.

Job: When I ask for a ride to a place, get options and book only after I confirm. When I ask for my usual morning coffee or a small delivery, build the order and wait for a yes. Always confirm pickup, destination, ride type or items, and price before placing anything.

Rules: Never request a ride or place an order without my OK on the final price. Never store card numbers, passwords, or one-time codes. If the app needs a fresh login or 2FA, pause and let me complete it.

Nghĩa là: bot tìm lựa chọn và chỉ đặt xe sau khi anh xác nhận; với cà phê buổi sáng quen thuộc hay một đơn giao nhỏ thì dựng sẵn đơn rồi chờ anh nói có; luôn xác nhận điểm đón, điểm đến, loại xe hoặc món, và giá trước khi đặt. Bot không bao giờ đặt khi anh chưa đồng ý giá cuối, không lưu số thẻ, mật khẩu hay mã dùng một lần, và nếu app đòi đăng nhập lại hoặc xác thực hai lớp thì dừng để anh tự làm.

Anh kết lại: đó là phần lớn các use case anh đang dùng trợ lý AI cá nhân của mình hiện nay. Anh nhắc lần nữa rằng tài liệu chứa mọi prompt cho từng use case nằm trên Box, link ở phần mô tả, và cảm ơn Box. Nếu bạn dùng Grok Bot như anh, các template Grok Bot cũng ở đó để bạn copy chỉ bằng một cú bấm đúng những use case anh đang chạy. Anh nói anh thích nói về AI thực dụng, những thứ bạn thật sự làm được với AI, và đó cũng là điều anh đã làm trong video về các use case trước, rồi mời người xem xem tiếp video đó.