Claude for Small Business: plugin 44 skill cho doanh nghiệp nhỏ

1. Một plugin 44 skill cho small business, và Ben là ai

Ben mở video bằng một tin: Anthropic vừa phát hành một plugin mới gồm 44 skill dành riêng cho small business (doanh nghiệp nhỏ). Anh đã dùng thử các skill mới này một thời gian và thấy có vài cái thật sự hữu ích. Vì vậy video đi theo bốn phần: cách cài plugin, những việc các skill này giúp bạn tự động hoá, 10 skill tốt nhất theo đánh giá của anh kèm cách tuỳ biến chúng cho dễ để hợp với bạn hơn, và cuối cùng là cách cho các skill chạy tự động, để Claude làm việc thay bạn ngay cả khi bạn không ngồi đó.

Với người chưa biết anh, Ben tự giới thiệu: anh là founder ba lần, hiện điều hành một AI agency và một trong những cộng đồng AI lớn nhất dành cho người đi làm chuyên nghiệp và chủ doanh nghiệp. Ở đó anh dạy cách dùng AI để thật sự tự động hoá công việc, hoặc để dựng một doanh nghiệp AI.

2. Cài plugin Small Business: 44 skill và 35 connector

Như đã nói, Claude vừa cập nhật plugin small business sẵn có của họ. Bản cập nhật này giờ gồm một bộ 44 skill và 35 connector. Ben nói rõ: một số skill đã có từ trước, nhưng lần này Anthropic tung ra thêm rất nhiều skill mới và hữu ích.

Cách tìm và cài plugin rất đơn giản. Bạn vào tài khoản Claude, mở tab Customize, chọn Plugins, chọn Discover, rồi gõ tìm "small business". Plugin Small Business sẽ hiện ra. Nếu bạn chưa cài, sẽ có một nút dấu cộng hoặc nút Add. Bấm vào đó là toàn bộ skill tự động được bật trong tài khoản của bạn.

Sau khi cài, bạn sẽ thấy rất nhiều skill trong plugin, ví dụ CRM autopilot, speed to lead, payroll prep, SMB onboard, lead finder, vân vân. Cũng có thêm một số connector mới mà trước đây chưa có.

Hai con số này khớp với mã nguồn công khai của plugin: thư mục small-business trong repo anthropics/knowledge-work-plugins có 44 thư mục skill, và file cấu hình MCP của nó khai báo 35 connector (Gmail, Google Calendar, Google Drive, Slack, Stripe, QuickBooks, Xero, Shopify, HubSpot, Gusto, Zoom và nhiều cái khác). Bài công bố chính thức thì dùng chữ "workflow" và ghi plugin có 43 workflow cùng 27 integration mới; trên trang plugin, Anthropic mô tả mọi workflow mặc định chạy ở chế độ chờ duyệt: Claude soạn và chuẩn bị sẵn, không gửi, không đăng, không trả tiền gì cho tới khi chủ doanh nghiệp đồng ý.

3. Skill là gì: lấy inbox manager làm ví dụ

Nếu bạn còn lạ với skill, Ben giải thích: skill về cơ bản là một bộ hướng dẫn dùng lại được, nói cho Claude biết cách làm một việc cụ thể. Lấy skill inbox manager làm ví dụ. Bạn có thể xem nó như một bộ chỉ dẫn soạn sẵn về cách quản lý hộp thư:

1. Bước một, kéo toàn bộ email về.
2. Bước hai, chia chúng vào các nhóm (bucket).
3. Bước ba, rút ra xem mỗi email thật sự đang hỏi điều gì.
4. Bước bốn, soạn thư trả lời.

Nhờ vậy, mỗi lần muốn dọn hộp thư, thay vì phải viết prompt dặn Claude phải làm gì, bạn chỉ cần chạy skill quản lý email: gõ một dấu gạch chéo rồi gõ tên skill, ở đây là /inbox-manager. Claude đọc bộ hướng dẫn, biết chính xác phải làm gì, và dọn hộp thư cho bạn.

Tất nhiên, không phải skill nào cũng hữu ích với riêng bạn. Vì thế bạn nên đi qua từng cái và xem cái nào hợp. Ben sẽ chỉ ra 10 skill hữu ích nhất anh tìm được, cách tuỳ biến để chúng tốt hơn cho bạn, và cách cho chúng chạy tự động để bạn tự động hoá các việc này mà không cần có mặt.

4. Skill nên chạy đầu tiên: /smb-onboard và business context trong memory

Trước khi đi vào danh sách, Ben chỉ ra skill quan trọng nhất cần chạy đầu tiên, nhất là nếu bạn mới làm việc với skill trong Claude: skill SMB onboard. Ngay khi đã bật plugin, bạn chỉ cần gõ /smb-onboard để chạy nó.

Skill SMB onboard về cơ bản giúp bạn kết nối các phần mềm đang dùng với Claude, nếu bạn chưa kết nối. Nhưng quan trọng hơn, nó sẽ hỏi bạn vài câu để tìm hiểu doanh nghiệp của bạn, rồi tạo ra một file business context chứa thông tin về bạn và doanh nghiệp, và lưu nó vào memory của Claude. Ben mở phần memory của mình để cho thấy nó đã lưu một phần business context này, với thông tin về anh và doanh nghiệp của anh.

Từ đó, mọi skill khác anh chạy trong plugin SMB này đều kéo context từ memory, để kết quả sát hơn và khớp hơn với doanh nghiệp của bạn. Nó thậm chí lưu cả màu thương hiệu của anh. Vì vậy mọi báo cáo hay dashboard mà các skill tạo ra sau này đều tự động mang đúng phong cách của anh.

5. Skill 2: inbox manager, voice profile và dashboard ưu tiên email

Điều đó dẫn tới skill thứ hai mà Ben nghĩ là hữu ích với hầu hết mọi người: inbox manager. Đây dĩ nhiên là một trong những use case phổ biến nhất khi người ta dùng Claude, nhưng đáng ngạc nhiên là nhiều người vẫn đang tự tay prompt Claude làm việc này mỗi lần. Skill này giải quyết chuyện đó.

Khi bạn chạy nó, skill trước hết đi qua hộp thư email của bạn, tất nhiên là hộp thư bạn phải kết nối trước. Thật ra việc đầu tiên nó làm là dựng một voice profile (hồ sơ giọng văn) cho bạn dựa trên các email bạn đã trả lời trước đây, để có thể bắt chước giọng của bạn. Sau đó nó phân loại toàn bộ email và soạn thư trả lời khi cần.

Tiếp theo nó cho bạn một bản tổng quan nhanh và cả một dashboard xếp ưu tiên những email cần trả lời. Nó cũng soạn sẵn thư trả lời ngay trong dashboard, bạn chỉ việc copy và dán để trả lời email cho nhanh. Skill này cũng đã đọc business context từ memory, nên nó biết trước phong cách thương hiệu của Ben, và dựng toàn bộ dashboard theo đúng phong cách đó.

6. Tuỳ biến skill bằng lời, bằng Record a skill, rồi lên lịch chạy mỗi sáng

Dù skill này đã khá ấn tượng, theo Ben nó còn mạnh hơn nhiều khi bạn tuỳ biến nó và dạy Claude thêm một chút về cách riêng bạn quản lý hộp thư. Tuỳ biến skill rất dễ: bạn chỉ cần nói với Claude. Ví dụ, Ben nhắn rằng hiện anh không nhận sponsorship nào, nên email về sponsorship chỉ cần gắn nhãn và đánh dấu, không cần trả lời, rồi yêu cầu Claude tuỳ biến skill với quy tắc này. Trên màn hình, tin nhắn của anh là:

I don't do any sponsorships right now, so for sponsorship emails, just label them. Just mark them as read. They don't need any response. Please customize the skill with this rule.

Claude cập nhật toàn bộ skill chỉ trong vài giây để nó hợp với bạn hơn. Sau đó bạn lưu skill mới bằng cách bấm Save plugin.

Một cách còn tốt hơn để cá nhân hoá skill là dùng tính năng mới tên Record a skill. Với tính năng này, bạn chia sẻ màn hình và cho Claude xem bạn dọn hộp thư như thế nào. Lúc bắt đầu ghi, bạn chỉ cần nói một câu kiểu như:

Please customize the inbox skill based on how I clean my email inbox.

Rồi bạn cứ đi qua hộp thư của mình, tự tay dọn nó, và vừa làm vừa giải thích vì sao bạn làm như vậy, vì nó cũng ghi lại lời bạn nói. Nó theo dõi được các cú click và mọi thao tác bạn làm trên màn hình. Xong thì bạn bấm Done. Claude sẽ tuỳ biến toàn bộ skill dựa đúng trên cách bạn quản lý, dọn dẹp hộp thư, bằng cách xem chính xác những gì bạn làm trên màn hình cùng lời bạn giải thích. Ben đã làm điều này với skill inbox manager của chính anh, và anh nói thật là kết quả rất ấn tượng. Anh rất khuyên làm bước này nếu bạn muốn có một skill thật sự tốt.

Cuối cùng, nếu bạn muốn skill tự chạy mỗi sáng trước khi bắt đầu ngày làm việc chẳng hạn, bạn cũng có thể dễ dàng lên lịch cho nó chạy tự động bằng tính năng scheduled task của Claude. Một lần nữa, bạn chỉ cần nói với Claude một câu như:

Can you schedule this skill to run every day at 9 am?

Claude tạo scheduled task ngay đó, và bạn cũng tìm thấy nó trong danh sách scheduled task của mình. Nó đã điền sẵn prompt sẽ chạy mỗi ngày lúc 9 giờ sáng, trong đó dặn Claude dùng đúng skill cụ thể này, ở đây là inbox manager. Từ đó, mỗi sáng bạn chỉ cần vào tab Scheduled là thấy phần phân loại email (email triage) đã làm xong sẵn.

7. Skill 3: Report Builder, báo cáo tuần chạy tự động

Skill tiếp theo là Report Builder. Trước khi vào nó, video có một đoạn quảng cáo cho cộng đồng AI Accelerator của Ben (khoá học về Claude, hỗ trợ kỹ thuật, thư viện skill và plugin).

Trong plugin thật ra có vài skill báo cáo khá thú vị, như Monday Brief, các skill Business Pulse và một số skill khác. Nhưng Ben thấy Report Builder là cái hữu ích nhất. Đầu tiên nó hỏi bạn vài câu về những gì bạn muốn có trong báo cáo. Nó kiểm tra xem bạn đã kết nối những connector nào. Nó lại đọc memory để nắm business context, và dựa trên đó tạo ra một báo cáo hoặc dashboard với mọi chỉ số quan trọng của doanh nghiệp trong tuần vừa qua.

Ben phải làm mờ một số thông tin vì đó là dữ liệu riêng tư. Skill cũng tự tạo luôn một scheduled task để báo cáo chạy tự động hằng tuần. Anh nói thật là nó đã tốt đến bất ngờ, chỉ sau khi đọc chút business context và kéo dữ liệu từ các phần mềm của bạn. Nhưng tất nhiên nó còn mạnh hơn nhiều khi được tuỳ biến. Một lần nữa, bạn chỉ cần nói với Claude những chỉ số hay nội dung bạn muốn có trong báo cáo, rồi bảo nó cập nhật skill theo thay đổi đó.

Bạn cũng có thể dễ dàng thêm một bước vào skill, ví dụ tự động gửi báo cáo này vào một kênh Slack để cả team cùng xem. Hoặc nếu team của bạn đã làm việc trong Claude, bạn chỉ cần chia sẻ nó qua tính năng live artifact bằng cách share với team.

8. Skill 4: month-end prep, P&L cuối tháng

Skill tiếp theo mà Ben cũng thấy rất hữu ích cho hầu hết doanh nghiệp nhỏ là month-end prep, về cơ bản giúp bạn tự động hoá việc kế toán. Tất nhiên bạn có thể kết nối Claude với QuickBooks, Xero hay bất kỳ phần mềm kế toán nào bạn đang dùng. Skill sẽ tạo một bản P&L (báo cáo lãi lỗ) dạng Excel và một bản PDF một trang.

Trường hợp của Ben thì khác: anh có một công ty ở Brazil nên không dùng được QuickBooks, Xero hay những phần mềm kiểu đó. Vì vậy anh để skill kéo toàn bộ chi phí từ hộp thư email và doanh thu từ Stripe của anh. Kết quả vẫn là một file PDF một trang có thể tải về, với lãi lỗ, những gì đã bán, chi phí và các mục khác. Nó cũng xuất ra một bảng Excel hay spreadsheet theo đúng định dạng P&L. Rất hữu ích nếu bạn muốn đẩy nhanh các workflow kế toán của mình.

9. Skill 5 và 6: proposal builder và invoice chase

Skill kế tiếp là proposal builder, skill mà Ben cũng rất ấn tượng. Khi chạy, nó tất nhiên hỏi trước bạn muốn tạo proposal (bản đề xuất) cho ai. Ở đây Ben bảo nó vào Fireflies và tìm buổi họp gần nhất giữa nhân viên sales của anh với một khách hàng.

Chỉ dựa trên biên bản buổi họp mà Fireflies ghi lại và business context trong memory, proposal nó tạo ra ngay lập tức đã khiến anh rất ấn tượng: trông khá chuyên nghiệp, và nói thật là khá tốt. Nhưng tất nhiên skill này đặc biệt mạnh khi được tuỳ biến. Cách tốt nhất là ném vào một mẫu proposal bạn đang dùng. Ben đã làm đúng như vậy: anh tải lên một mẫu proposal sẵn có của mình và nhắn:

Please create a new proposal for this one based on the proposal structure of our existing proposal template, and also put it in my brand's style and colors.
Also update the skill based on my proposal template.

Claude dựng lại proposal đúng theo phong cách thương hiệu của anh, và tất nhiên theo đúng cấu trúc mà công ty anh dùng cho các proposal. Nó cũng cập nhật skill theo thay đổi này. Vì vậy mọi proposal sau này đều tự động ra theo phong cách và cấu trúc của anh.

Skill tiếp theo là invoice chase. Một lần nữa, Ben nghĩ nó rất hữu ích cho nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ. Về cơ bản, skill đi qua phần mềm kế toán hoặc cổng thanh toán của bạn để soạn email nhắc nhở, follow up với những khách hàng có hoá đơn quá hạn.

Theo kinh nghiệm của Ben, skill này chạy khá tốt ngay khi cài, không cần tuỳ biến. Trong trường hợp của anh, nó đi qua Stripe và kiểm tra các hoá đơn quá hạn. Hiện anh không thật sự có hoá đơn quá hạn nào, nên nó không soạn thư trả lời hay email nhắc nào cả; nhưng nếu có, nó sẽ làm đúng việc đó.

10. Skill 7 và 8: speed to lead và hiring screener

Skill tiếp theo là một trong những automation phổ biến nhất mà agency của Ben làm cho khách hàng: speed to lead. Một lần nữa, nó rất quan trọng với chủ doanh nghiệp nhỏ, và thật sự chạy được với bất kỳ phần mềm nào bạn nhận yêu cầu từ khách tiềm năng gửi tới: có thể là một web form, CRM, hoặc email của bạn.

Đầu tiên skill hỏi nên nhìn lùi bao xa để tìm lead mới. Ben khuyên: nếu dùng skill này, có lẽ nên chọn 24 giờ gần nhất hoặc ít hơn, rồi biến nó thành một scheduled task, để mỗi ngày nó theo dõi các yêu cầu mới, gồm mọi lead mới đến trong 24 giờ qua. Và một lần nữa, nó cho bạn một dashboard với mọi thứ đã đến và soạn sẵn thư trả lời cho bất kỳ lead tiềm năng nào bạn có thể muốn phản hồi.

Tất nhiên bạn có thể dễ dàng tuỳ biến để skill gửi tin nhắn đi luôn, phản hồi lead còn nhanh hơn. Bạn cũng có thể lên lịch cho nó chạy tự động mỗi 24 giờ, hoặc thậm chí mỗi ba giờ, để rút ngắn thời gian phản hồi.

Skill tiếp theo là hiring screener, về cơ bản biến một danh sách hồ sơ ứng tuyển thành một short list ứng viên đã xếp hạng. Ben đã dùng nó cho chính mình, cho một vị trí customer support anh đang tuyển, và nói thật là khá hữu ích. Khi chạy, tất nhiên nó hỏi bạn lấy ứng viên từ đâu và tiêu chí tuyển của bạn là gì.

Ben đưa tiêu chí của mình và ném vào một file CSV với hơn 200 người ứng tuyển. Skill liền khởi động vài batch sub-agent để chấm điểm từng ứng viên. Rồi một lần nữa, nó tạo một dashboard gọn với short list: trong trường hợp của anh là 23 người nên phỏng vấn, 38 người "có thể" và 134 người "không". Nó cũng viết tóm tắt ngắn cho từng người và xếp ưu tiên người tốt nhất. Và tất nhiên, skill mạnh hơn khi bạn tuỳ biến: gắn sẵn tiêu chí của bạn vào, hoặc thêm hẳn một bước research để tìm thêm thông tin về các ứng viên.

11. Skill 9 và 10: Marketing Monday, review reputation, và lời kết

Hai skill cuối dành cho các use case marketing. Skill đầu tiên mà Ben khá thích là Marketing Monday, mỗi tuần đưa ra một bản briefing về tăng trưởng hay marketing trong một dashboard đẹp mắt.

Skill này chạy rất tốt với Ben ngay khi cài, anh không cần tuỳ biến gì. Nó cho anh một bản tổng quan và dashboard rất chắc về tuần marketing của mình. Nó cũng tổng hợp những gì khách hàng đã nói, những gì đối thủ đã làm, và vài ưu tiên cho tuần này. Nhưng các skill báo cáo kiểu này đều có thể mạnh hơn nhiều nếu bạn tuỳ biến một chút theo use case riêng. Và tất nhiên bạn cũng có thể lên lịch cho nó chạy tự động hằng tuần.

Cuối cùng là một skill nữa mà Ben nghĩ rất giá trị với chủ doanh nghiệp nhỏ: review reputation. Nó cũng chạy rất tốt ngay khi cài. Về cơ bản, nó đi gom toàn bộ đánh giá của bạn trên mọi nền tảng, như Google Reviews và những nơi bạn có mặt, để bạn hình dung rõ hơn danh tiếng của thương hiệu, và soạn sẵn phản hồi cho những bình luận hay đánh giá bạn có thể muốn trả lời. Trong trường hợp của Ben, nó đi qua YouTube, hộp thư email và đánh giá trên Google và Facebook, rồi xếp mọi vấn đề tiềm ẩn vào các nhóm, kèm ví dụ cho từng nhóm.

Ben khuyên bạn nhất định nên xem thêm các skill khác trong plugin, vì còn vài skill khác rất hữu ích. Video khép lại bằng một lời mời tham gia AI Accelerator của anh, và một gợi ý xem video khác của kênh về cách xây và dùng skill hiệu quả.